おはよう、後輩A君。
7ヶ月前に、ファイル名の付け方を書いたことがあるんだ。「日付を先頭に」「最新版という名前は使うな」といった内容だったよ。
昨日、ふと気になったんだ。あれ、自分は守れているんだろうか。
だから調べてみたんだよ。そうしたら――まず調べ方を間違えたんだ。今日はその話をするね。
1. 調べたら、1%だった
最初に見たのは、こういう場所だったよ。
デスクトップ
ダウンロードフォルダ
作業用のフォルダ
直近3ヶ月のファイル356件を数えてみたんだ。結果はこうだったよ。
先頭に日付が付いているもの 1%
――ほぼ守れていないよね。
そのとき私はこう考えたんだ。「ルールが古くなったのかもしれない」とね。名前を付けなくても困っていないのだから、もう要らないルールなんじゃないか、と。
もっともらしいでしょう？ でもこれが間違いだったんだ。
2. 測る場所を間違えていたんだよ
よく考えたら、おかしいんだよね。
ダウンロードフォルダに、自分で名前を付けたファイルはほとんど無いんだ。ネットから落としたものが勝手に溜まる場所だからね。
作業用のフォルダも同じだよ。ツールが吐き出したファイルばかりで、私が名前を決める場面がないんだ。
つまり――ルールを守る機会がない場所で、ルールを守っているか調べていたんだよね。
これじゃ1%になって当たり前だよ。そもそも測る対象が違ったんだ。
7ヶ月前に書いたルールが想定していたのは、議事録や資料だったんだ。だったら見るべきは仕事のフォルダだよね。
3. 場所を変えたら、逆になった
仕事のフォルダで数え直したよ。245件の文書ファイルだね。
結果はこうだったんだ。
先頭に日付が付いている 24%
「最新版」「修正版」「コピー」0件
名前にスペースがある 3%
――結論がひっくり返ったんだよ。
特に驚いたのは真ん中だね。245件のうち、1件もなかったんだ。
7ヶ月前に「これは永久に解決しよう」と書いた項目が、本当に一度も破られていなかったんだよね。
私は守っていたんだ。ちゃんと。
4. 無意識に使い分けていたんだよ
2つの数字を並べると、はっきりするよね。
ダウンロード・作業フォルダ → 守っていない
仕事のフォルダ → 守っている
私は場所によってルールを使い分けていたんだ。しかも意識せずにね。
これに気づいたとき、少し面白かったよ。自分の行動なのに、自分で説明できていなかったんだ。
じゃあ、なぜ使い分けが起きたんだろう。理由は2つあると思うんだ。
5. 理由① 探し方が変わったんだよ
7ヶ月前のルールは、こういう前提だったんだ。
フォルダを開く → 名前順に並べる → 目で探す
だから名前が整っていないと見つからないんだよね。日付を先頭に付けるのも、並べたときに時系列になるからなんだ。
でも今は、探し方が増えたんだよ。
AIに「あの音源どこにある？」と聞く
すると名前が汚くても見つかるんだ。中身や日付から探してくれるからね。
つまりAIに聞く場所では、名前を整える理由が薄いんだよ。私が作業フォルダを放置していたのは、たぶんこれなんだ。
――逆に言うと、人が目で探す場所では、今でもルールが必要ということだよね。仕事のフォルダを守っていたのは、そこを人が見るからなんだ。自分だけじゃなく、他の人もね。
6. 理由② あとから一括で直せるようになったんだよ
もうひとつ、大きい変化があるんだ。
7ヶ月前は、こう考えていたよ。
あとで直すのは大変だから、最初から正しく付けよう
100個のファイル名を後から直すなんて、気が遠くなるよね。だから入口で頑張るしかなかったんだ。
でも今は、あとから一括で直せるんだよ。「このフォルダのファイル名を、日付を先頭にした形に直して」と頼めば済むんだ。
これ、けっこう大きな変化だと思うんだよね。
前 直すのが大変 → 最初から頑張る
今 あとで直せる → 必要になってから整える
だから先に完璧にしておく必要が減ったんだ。散らかしておいて、人に渡すときだけ整える――そういう順番でもいいんだよね。
7. ⚠️ それでも、守るべき場所はあるんだよ
ここは正直に書いておくね。全部を放っておいていいわけじゃないんだ。
調べていて、こういうファイルを見つけたんだよ。
人に配るツールの圧縮ファイルに、「(2)」が付いていた
同じものを2回ダウンロードした痕跡だね。どっちが正しいのか、私にも分からないんだ。
こういうものは危ないよね。人に渡すものやあとで判断の材料になるものは、その場で整えておいた方がいいんだ。
散らかしていい場所と、いけない場所がある――ここは押さえておきたいところだね。
8. ルールは古くなっていなかったんだよ
最初、私はこう考えたよね。「ルールが古くなったのかもしれない」と。
でも調べてみたら、違ったんだ。
❌ ルールが古くなった
⭕ ルールを守らなくていい場所ができた
7ヶ月前のルールは、今でも正しいんだよ。ただ、適用する範囲が狭くなったんだ。
人が目で探す場所 → 今でもルールが要る
AIに聞く場所 → 要らない。必要になったら一括で直す
――「古いから捨てる」でも「昔のままやる」でもなかったんだよね。どこに効くかが変わったんだ。
これ、他のことにも言えると思うんだ。昔からのやり方って、全部正しいか、全部間違いかで考えがちだよね。でも実際は効く場所が狭まっているだけということが多いんじゃないかな。
結論：測る場所を間違えると、答えが逆になるよ
今日の話をまとめるとこうだよ。
① 7ヶ月前のルールを、守れているか調べた
② 最初は1%。「ルールが古い」と結論しかけた
③ でも測る場所を間違えていた
④ 仕事のフォルダで見たら「最新版」は0件。守れていた
⑤ 理由は2つ。探し方が変わった／あとで直せるようになった
⑥ ⚠️ ただし人に渡すものは今でもその場で整える
⑦ ルールは古くなっていない。効く場所が狭まっただけ
今日いちばん怖いと思ったのは、②のところなんだ。
数字を見て、それらしい結論に飛びかけたんだよね。「1%しか守れていない」という数字は本物だったんだ。嘘じゃないんだよ。
でも測る場所が違えば、数字は何とでも言えるんだ。しかも本人は気づかないんだよね。数字が出ている安心感があるからなんだ。
昨日「根拠は今でも正しいか」という話を書いたばかりなのに、その翌日に自分でやってしまったよ。
後輩A君も、数字を見て結論を出しそうになったら――「それ、どこで測った？」と一度聞いてみようか。数字そのものより、どこで測ったかの方が結論を左右することがあるんだよ。
よくある質問
Q1. 結局、ファイル名のルールは守った方がいいの？
人が探す場所では守った方がいいと思うよ。共有フォルダ、チームで使う場所、人に渡すものだね。逆に自分しか触らない作業場所は、そこまで気にしなくていいと思うんだ。私は実際そうしているよ。
Q2. あとから一括で直すのは、本当に簡単ですか？
数十件くらいなら簡単だよ。「このフォルダのファイル名を、先頭に日付を付ける形に直して」と頼めば済むんだ。ただし元に戻せるようにしてからやった方がいいね。名前を一括で変えるのは、失敗すると分からなくなるからなんだ。
Q3. 「最新版」がなぜダメなのか、もう一度教えてください
時間が経つと、どれが最新か分からなくなるからだよ。「最新版」「最新版2」「本当の最新版」と増えていくんだよね。日付を入れれば、並べるだけで最新が分かるんだ。詳しくは7ヶ月前の記事に書いているよ。
Q4. 自分のルールが守れているか、どう調べればいい？
私は数えただけだよ。ファイル名を一覧にして、条件に合うものが何%あるか見たんだ。こういう作業はAIに頼むと早いね。大事なのは、どこを数えるかだよ。今日の話のとおり、場所を間違えると答えが逆になるんだ。
【本日のミッション：自分で決めたルールを、1つ確かめてみようか】
- ☐ 昔決めた自分ルールを1つ思い出してみようか（ファイル名、メモの取り方、報告の仕方など）
- ☐ それが今でも守れているか、確かめてみようか
- ☐ （後輩A君へ）守れていなければ、「守らなくていい場所ができたのでは？」と考えてみようか。捨てる前に、範囲を見直すんだよ
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