エクセルを開くと出る「リンク」の警告。消す前に、どこから数字を借りているか見るんだよ

おはよう、後輩A君。

エクセルのファイルを開いたら、「外部ソースへのリンク」という警告が出たことはないかな。「安全ではない可能性」と書いてあって、ドキッとするよね。

先に答えを言うね。⭐ この警告は、「このファイルは、別のファイルから数字を借りているよ」というお知らせなんだ。

だから、慌ててボタンを押す前に、どこから数字を借りているかを見る。そして、要るなら残す、要らないなら切る。今日はその見方と切り方の話だよ。10月21日に、Mac版のエクセルで実際に試したんだ。

それから、前に書いた記事の答え合わせもするよ。合っていたところと、言いすぎだったところがあったんだ。

1. こんな2つのファイルで試したんだよ

試しのために、Macの「共有」フォルダの中に /Users/Shared/excel-test/ という場所を作って、ファイルを2つ置いたんだ。

元データ.xlsx　→　B2に 100（売上）
集計.xlsx　　　→　B2で、元データのB2を借りてくる式

2つともエクセルで開いたまま、集計のB2にこの式を入れたよ。

=[元データ.xlsx]Sheet1!$B$2

「元データ.xlsx の Sheet1 の B2 を持ってきてね」という意味なんだ。こうして別のファイルから数字を借りるつながりを、エクセルは「リンク」と呼んでいるよ。

⚠️ ここで1つ、つまずいたんだ。式を入れたら、「’元データ.xlsx’ が見つかりません」という、ファイルを探す画面が出たんだよ。元データは開いていたのに、だよ。

キャンセル（2回）　→　B2は #REF!（つながらなかった、のしるし）
3回目に、私が /Users/Shared/excel-test/元データ.xlsx を選んだ　→　⭐ B2は 100

⇒ Mac版のエクセルは、許可されていないファイルを勝手に読めないんだ。読ませるには、人がファイルを選んで「読んでいいよ」と許可する必要があったよ。

2. 開くと出る警告は、「更新する」か「更新しない」かを聞いているんだよ

次に、元データのB2を200にして保存して、閉じたよ。そして集計だけを開いたら、この警告が出たんだ。

「ブック」は、エクセルのファイルのことだよ。「外部ソース」は、外にある別のファイル、つまり今日なら元データ.xlsx のことなんだ。

2つのボタンを押して、集計のB2がどうなったかを比べたよ。

そのときの元データのB2	押したボタン	集計のB2
200	更新する（私が押した）	⭐ 200
300	更新する（私が押した）	⭐ 300
400	更新しない	⚠️ 100

⇒ 「更新する」は、元データの今の数字を取ってきたよ。「更新しない」は、集計を最後に保存したときの数字（100）のままだったんだ。

集計のファイルの中身を調べたら、この 100 が控えとして入っていたよ。元データを閉じていても数字が出るのは、この控えがあるからなんだね。

⚠️ 警告の文にも「リンクを信頼できる場合」と書いてあるよね。どこから借りているか分からないまま「更新する」を押すのは、ちょっと待とうか。先に、借り先を見るんだよ。

3. 借り先は「データ」→「リンクの編集…」で見るんだよ

メニューの「データ」→「リンクの編集…」を押すと、右側に「ブックのリンク」という欄が出たよ。

借りているファイル　→　⭐ 元データ.xlsx（右に「…」）
ボタン　　　　　　→　「すべて更新」「すべて中断」と、設定の歯車

⇒ ここを見れば、どのファイルから数字を借りているかが分かるんだ。セルを選んで上の数式バーを見ると、式の中にも借り先が書いてあるよ。

⚠️ 正直に書くね。私の試しでは、「更新しない」を押したあとに「リンクの編集」を開いたとき、エクセルが1回落ちたんだ。開き直して続けたら、ちゃんと見られたよ。落ちた原因は分からないんだ。

4. 前の記事の答え合わせ：合っていたところと、言いすぎだったところ

前に、別のシートの数字を持ってくる記事を書いたよね。

エクセルで別のシートの数字を持ってくる。書き方とつまずく2か所

そのQ1で、別のファイルから持ってくる式について、こう書いたんだ。

「⚠️ ただし式の中にファイルの置き場所まで入るので、とても長くなるよ。そしてファイルを移動すると壊れるんだ。」

10月21日に、この2つを確かめたよ。

4-1. 「置き場所まで入るので長くなる」→ 本当だった

元データを閉じたら、集計のB2の式がこう変わったんだ（3章の画像の数式バー）。

元データを開いているとき　→　=[元データ.xlsx]Sheet1!$B$2
元データを閉じたあと　　　→　=’/Users/Shared/excel-test/[元データ.xlsx]Sheet1′!$B$2

⇒ 置き場所がまるごと入って、長くなったよ。これは本当だったね。ただ、元データを開いているあいだは短いままだったんだ。長くなるのは、元を閉じたときだったよ。

4-2. 「移動すると壊れる」→ 半分は本当。でも言いすぎだった

3通り試して、集計を開いて「更新する」を押したよ。

やったこと	集計を開いて「更新する」を押すと
元データの名前を「元データ_旧.xlsx」に変えた	⚠️ 「更新できません」の帯が出た。B2は100のまま
元データだけを「別のフォルダ」へ移した	⚠️ 同じ帯が出た。B2は100のまま
元データと集計を、いっしょに「両方いっしょ」フォルダへ移した	⭐ エクセルが移した先の元データを見つけた。許可したら、B2は 400（元データの今の数字）

元だけを動かしたり、名前を変えたりしたときは、こんな帯が出たよ。

帯の右には「ブックのリンクを管理」というボタンがあったよ。⚠️ でも、B2は #REF! にならずに100のままだったんだ。式も元のままだったよ。

2つをいっしょに移したときは、「ファイル “元データ.xlsx” を選択してください:」という画面が出たんだ。移した先のフォルダで、元データ.xlsx がもう選ばれていたよ。

私が「アクセス権を付与」（読んでいいよ、と許可するボタン）を押したら、B2は400になったよ。式も、新しい場所に書きかわったんだ。

=’/Users/Shared/excel-test/両方いっしょ/[元データ.xlsx]Sheet1′!$B$2

答え合わせをまとめるね。

⭐ 合っていた：元データだけを動かす・名前を変えると、新しい数字は取れなくなった
⚠️ 言いすぎだった①：2つをいっしょに移すと、エクセルが元を見つけた（Macでは許可が要った）
⚠️ 言いすぎだった②：「壊れる」といっても、数字は消えずに最後に保存したときの数字（100）のまま残り、帯で知らせるだけだった

⇒ 正確に言い直すと、「元のファイルだけを動かしたり名前を変えたりすると、新しい数字が取れなくなる」なんだ。前の記事では、そこまで細かく分けずに書いていたよ。ごめんね。

5. 要らないなら切る。でも元には戻せないんだよ

借り先を見て、もう元データから数字を借りなくていいなら、つながりを切ることができるよ。

「ブックのリンク」の欄の「すべて中断」を押すと、確かめの画面が出たんだ。

⚠️ 「リンクの解除を元に戻すことはできません。リンクを解除しますか？」
ボタン　→　「リンクの解除(B)」「キャンセル」

この画面では、キャンセルを押したよ。そのあと、試しのファイルを別のやり方で切ったんだ。切ったあとは、こうなったよ。

集計のB2　　　　→　式が消えて、数字の 400 だけ
ブックのリンクの欄　→　「外部ブックへのリンクはありません。」
「編集」メニュー　　→　⚠️ 「元に戻せません」

⇒ 切ると、そのときの数字だけが残って、元データとのつながりがなくなったんだ。

だから、決め方はこうだよ。

借り先を見て	どうする
これからも、元の新しい数字を使いたい	⭐ 残す（「更新する」で今の数字を取る）
もう元の数字は要らない。今の数字で決まり	⭐ 切る（⚠️ 元には戻せない）

6. ⚠️ 今日測れなかったこと

・測ったのはMac版のエクセルだよ。Windows版では試していないんだ
・名前の定義・条件付き書式・グラフ・入力規則の中に隠れたリンクは、試していないよ
・元のファイルがほかの人のパソコンや共有フォルダにあるときは、試していないんだ
・画面の「リンクの解除」ボタンは押していないよ。試しのファイルは、別のやり方で切ったんだ
・途中でエクセルが1回落ちたけれど、原因は分からないんだ
・「ブックのリンクを管理」のボタンから、借り先を付けかえるのは試していないよ

7. エクセルの記事、これで27本目だよ

前の26本目は、数字が「####」になる話だったね。その前の25本目は、計算し直されない話だったよ。

今日は、別のファイルとのつながりの話なんだ。

警告が出た　　→　別のファイルから数字を借りている、のしるし
借り先を見る　→　「データ」→「リンクの編集…」
残す　　　　　→　「更新する」で元の今の数字
切る　　　　　→　⚠️ 数字だけ残って、元には戻せない

どれも、押す前に、どこにつながっているかを見ることが大事なんだよ。

結論：警告が出たら、「リンクの編集」で借り先を見て、要らないなら切るんだよ

今日試した結果をまとめるとこうだよ。

① 警告は、別のファイルから数字を借りているしるし
② 「更新する」は元の今の数字、「更新しない」は最後に保存したときの数字（今日は元が400でも100）
③ 借り先は「データ」→「リンクの編集…」の「ブックのリンク」の欄で見られる
④ 元を閉じると、式に置き場所がまるごと入る（前の記事のとおり）
⑤ ⚠️ 元だけを動かす・名前を変えると、新しい数字が取れない。でも数字は消えずに残る
⑥ 2つをいっしょに移すと、エクセルが元を見つけた（Macでは許可が要った）
⑦ ⚠️ 切ると式が消えて数字だけになる。元には戻せない

警告の画面を見ると、つい「どっちでもいいから早く閉じたい」と思うよね。

でも、この警告は「このファイルは、よそから数字を借りているよ」と教えてくれているんだ。借り先を見てから決めれば、残すのも切るのも、自分で選べるんだよ。

押す前に、つながり先を見る。それだけで、どこから来た数字かを分かったうえで、人に渡せるんだよ。

よくある質問

Q1. 「更新しない」を押したら、どの数字が出ますか

今日の試しでは、そのファイルを最後に保存したときの数字が出たよ。元データは400になっていたのに、集計のB2は100だったんだ。ファイルの中に、借りた数字の控えが入っていたからだよ。⇒ 新しい数字が要るなら、借り先を確かめてから「更新する」を押そうか。

Q2. 元のファイルを移してしまいました。もう直りませんか

今日の試しでは、元データだけを移すと「更新できません」の帯が出て、数字は100のまま残ったよ。2つをいっしょに移したときは、エクセルが元を見つけて、許可したら今の数字になったんだ。⚠️ 元だけを移したあと、帯の「ブックのリンクを管理」から借り先を付けかえるのは、試していないんだ。

Q3. 警告は出ないのに、数字が変わらないときは？

数字が古く見える原因は、リンクのほかにもあるんだ。計算し直されない設定になっていることもあるよ。それは前の記事に書いたから、見てみてね。

エクセルが再計算されない。原因は先に開いた1冊のブックだったんだよ

【本日のミッション：押す前に、つながり先を見てみようか】

• ☐ 警告が出たら、すぐ押さずに、借りているファイルがあるんだなと思い出してみようか
• ☐ 「データ」→「リンクの編集…」で、どのファイルから借りているか見てみようか
• ☐ 元のファイルを動かすときは、借りている側といっしょに動かせるか考えてみようか
• ☐ （後輩A君へ）切ると元には戻せないんだ。⚠️ 残すか切るかは、借り先を見てから決めようか