おはよう、後輩A君。
私はいま、AIにやらせている作業が並行で5つあるんだ。5つも同時に動いていると、どこかで見逃しが出ちゃうんだよね。
今日は、並んで動く仕事は「いま誰の番か」が分かる1枚にまとめようか、という話をするね。
1. 5つ並べると、どこかで見逃しが出るんだよ
AIにやらせていることが5つあると、まず考えるのは「どうやって管理するか」だよね。私が試したのは、この2つだよ。
① 取りまとめ役の会話を1つ作って、そこで全部を管理する
② それぞれの会話の中で、それぞれ管理する
でも、結果はこうだったんだ。
「取りまとめセッションだけで管理していてもそうだし、各セッションで管理してもやっぱり見逃しが出ちゃうんだよね。」
（セッションは、AIとの会話1つ1つのことだよ）
⚠️ まとめて管理しても、ばらばらに管理しても、見逃しは出たんだ。
前に「任せた仕事が、静かに1回だけ抜けていた」という話を書いたよね。
任せると、その作業は自分の目の前から消えるんだよ。
2. だから、一覧表にまとめさせたんだよ
そこで、AIに一覧表にまとめさせたんだ。
「だから一覧表にまとめさせたんだよね。」
置き場所は、Googleスプレッドシートにしたよ。私の使い方だと、Excelはだれかが開いていると、ほかからは書き込めなくなるからなんだ。スプレッドシートなら、いつも最新の中身が見られるんだよ。
⇒ 5つの作業が同時に動いているから、いつも最新が見られるほうを選んだんだよ。
3. 「AIが処理中のもの」と「自分の番のもの」が分かるようになったんだよ
一覧表にしてから、こうなったんだ。
「そうすれば、何を今、AIが処理中なのか？自分がやらなければいけないことがどれなのかがわかるようになったんだ。」
並べると、こうだよ。
| 一覧で分かること | いま誰の番か |
|---|---|
| いまAIが処理中のもの | AIの番 |
| 自分がやらなければいけないもの | ⭐ 自分の番 |
⭐ 大事なのは、どれがAIの番で、どれが自分の番かが一目で分かることなんだ。
それから、この一覧はしまっておかないよ。
「自分が作業をする時にいつも開いているよ。」
⇒ 作業するときは、いつも開いているんだよ。
前に「『まだ来ていない』と『来なかった』は違う」という話も書いたね。
まだ処理中なら待つ、自分の番なら動く。待つか動くかを決めるには、まず今どちらかを知ることなんだよね。
4. 会社で進捗表を作らせる理由が、自分にも当てはまったんだよ
会社の仕事でも、私はメンバーに進捗の管理表を作らせているんだ。その理由を、私はこう考えているよ。
「会社ではメンバーの進捗管理をするためのものだよね。管理するためにも見るけど、メンバー自身が自分の作業を意識するために作らせているんだ。」
進捗表は、上の人が管理するためだけのものじゃないんだ。作る本人が、自分の作業を意識するためのものでもあるんだよ。
⇒ AIに5つ頼んでいる私も、同じだったんだ。一覧表は、AIを管理するためだけじゃなくて、私が自分の番を意識するためにも効いているんだよ。
結論：並んで動く仕事は、「いま誰の番か」が分かる1枚にまとめようか
今日の話をまとめるとこうだよ。
① AIにやらせている作業が並行で5つあった
② 取りまとめの会話でも、それぞれの会話でも、見逃しが出た
③ 一覧表（Googleスプレッドシート）にまとめさせた
④ 私の使い方だと、Excelはだれかが開いていると書き込めなくなるので、いつも最新が見られるスプレッドシートにした
⑤ 「AIが処理中のもの」と「自分の番のもの」が分かるようになった
⑥ 作業するときはいつも開いている
⑦ 進捗表は、管理のためだけでなく、本人が自分の作業を意識するためのもの
だから、いくつも並んで動いている仕事は、「いま誰の番か」が分かる1枚にまとめて、いつも開いておこうか。君の番を、君が見逃さないためなんだよ。
よくある質問
Q1. 取りまとめ役を1つ決めて、そこで管理すればいいんじゃないの？
私もそうしてみたんだ。でも、取りまとめの会話だけで管理しても、それぞれの会話で管理しても、見逃しは出たんだよ。だから、会話の外に一覧表を1枚作らせたんだ。
Q2. どうしてExcelじゃなくて、Googleスプレッドシートなの？
⚠️ 私の使い方だと、Excelはだれかが開いていると、ほかからは書き込めなくなるからだよ。作業がいくつも同時に動いているから、いつも最新の中身が見られるスプレッドシートにしたんだ。
Q3. 一覧は、作ったあともずっと見るの？
私は、作業をするときはいつも開いているよ。一覧で「いまAIが処理中のもの」と「自分がやらなければいけないもの」が分かるからね。
【本日のミッション：「いま誰の番か」が分かる1枚を作ってみようか】
- ☐ いま同時に動いている仕事を、1枚に全部書き出してみようか
- ☐ それぞれに「相手が処理中」か「自分の番」かを書いてみようか（例：見積もりの返事待ち＝相手が処理中／届いた資料の確認＝自分の番）
- ☐ ⚠️ 何人かで書き込む表なら、だれかが開いていても書き込めて、いつも最新が見られる置き場所を選んでみようか
- ☐ （後輩A君へ）その1枚を、作業するときはいつも開いておこうか。表は管理のためだけじゃなくて、君が自分の番を見逃さないためのものなんだよ
📚 AI活用シリーズ（おすすめ）
コメント