おはよう、後輩A君。
ピボットテーブルは使っているかな。表をドラッグするだけで、「担当ごとの合計」みたいな集計を作ってくれる、エクセルの便利な機能だよ。
⚠️ でも、元の表の数字を直したのに、ピボットテーブルの数字が古いままだったことはないかな。会議の資料で、直す前の数字を出してしまうと困るよね。
今日は、実際にエクセルで測って確かめたよ。⚠️ 「更新」を押しても直らない場合もあったんだ。そこまで書くね。
1. まず、こんな表でピボットテーブルを作ったんだよ
売上の表だよ。6行のデータがあるね。この表を選んで、ピボットテーブルを作ったんだ。
作るときの画面に「売上!$A$1:$C$7」と出ているよね。これが、ピボットテーブルが見る範囲なんだ。1行目から7行目までだね。⚠️ ここは、あとで大事になるから覚えておいてね。
担当ごとの合計にすると、こうなったよ。
高橋 4,000
佐藤 10,000
鈴木 7,000
総計 21,000
2. ⚠️ 元の表を直しても、ピボットテーブルは変わらなかったんだよ
元の表で、佐藤さんの9/1の金額を1,000から1,500に直したんだ。
佐藤さんの合計は、10,000から10,500になるはずだよね。でも、ピボットテーブルを見たら、こうだったんだ。
佐藤 ⚠️ 10,000（直す前のまま）
総計 ⚠️ 21,000（直す前のまま）
⚠️ ピボットテーブルは、作ったときの数字を覚えているだけなんだよ。元の表を直しても、自分からは見に行かないんだ。
ふつうの式（=SUMなど）は、元の数字を直せばすぐに答えが変わるよね。ピボットテーブルは、そこが違うんだ。
3. 「更新」を押すと、新しい数字になったんだよ
ピボットテーブルの中のセルを選ぶと、上に「ピボットテーブル分析」というタブが出てくるんだ。その中に「更新」があるよ。
「更新」を押したら、こうなったよ。
佐藤 ⭐ 10,500
総計 ⭐ 21,500
⭐ 元の表を直したら、ピボットテーブルの「更新」を押す。これが基本なんだ。
4. ⚠️ 行を足したら、「更新」しても入らなかったんだよ
次に、元の表のいちばん下（8行目）に、新しい売上を1行足したんだ。
9/7 高橋 8,000
高橋さんの合計は、4,000＋8,000で12,000になるはずだよね。そして「更新」を押したんだ。
高橋 ⚠️ 4,000（足した行が入っていない）
⚠️ 「更新」を押しても、足した行は入らなかったんだよ。
理由は、1章で見た範囲なんだ。ピボットテーブルが見ているのは「1行目から7行目まで」。8行目は、範囲の外なんだよね。「更新」は、範囲の中の数字を読み直すだけで、範囲そのものは広げてくれないんだ。
⚠️ これが怖いのは、数字を直したときは「更新」で直るのに、行を足したときは直らないところなんだ。「更新したから大丈夫」と思ったまま、足した分が抜けた数字を出してしまうんだよ。
5. 「データ ソースの変更」で、範囲を広げたんだよ
3章のタブに、「データ ソースの変更」というボタンもあったよね。押すと、こんな画面が出たんだ。
左の表を見てね。点線で囲まれているのが7行目までで、足した8行目は外にあるよね。
場所を「売上!$A$1:$C$8」に直して、OKを押したよ。
高橋 ⭐ 12,000
総計 ⭐ 29,500
⭐ やっと、足した行が入ったんだ。
6. ⚠️ 今日測れなかったこと
・測ったのはMac版のエクセルだよ。Windows版では測っていないんだ
・元の表を「テーブル」にしておくと、行を足したときに範囲が広がると言われているけれど、今日は試していないんだ
・ファイルを開いたときに自動で更新する設定も、試していないんだ
7. エクセルの記事、これで23本目だよ
フィルタが途中までしか効かない → 絞る範囲がずれる
VLOOKUPで#N/A → 探す範囲が足りない
フィルタした行だけ合計 → 足す範囲に見えない行が入っている
ピボットテーブルが古いまま（今日）→ 集計する範囲に、足した行が入っていない
⚠️ 今日の話も、やっぱり「範囲」の話だったんだよね。エクセルは、最初に決めた範囲を、ずっとそのまま使い続けるんだ。
結論：数字を直したら「更新」、行を足したら「データ ソースの変更」なんだよ
今日測った結果をまとめるとこうだよ。
① ピボットテーブルを作るときに、見る範囲が決まる（今日は1〜7行目）
② ⚠️ 元の表の数字を直しても、ピボットテーブルは古いまま
③ ⭐ 「ピボットテーブル分析」→「更新」で、新しい数字になる
④ ⚠️ 表の下に行を足すと、「更新」しても入らない（範囲の外だから）
⑤ ⭐ 「データ ソースの変更」で範囲を広げると、足した行も入る
ピボットテーブルは、表を見張っているわけではないんだよね。言われたときに、言われた範囲だけを読みに行くんだ。
数字を直したら「更新」。行を足したら「データ ソースの変更」。この2つを分けて覚えるだけで、古い数字を出さずにすむんだよ。
よくある質問
Q1. 更新し忘れを防ぐ方法はありますか
私は、ピボットテーブルの数字を人に渡す前に、総計を元の表の合計（=SUM）と比べるようにしようと思うよ。今日の例なら、元の表の合計は29,500。ピボットテーブルの総計が違ったら、更新か範囲を疑えばいいんだ。
Q2. 行を足すたびに範囲を変えるのは面倒です
そうだよね。⚠️ 6章に書いたとおり、元の表を「テーブル」にしておく方法があると言われているよ。今日は試していないから、試したらまた書くね。⇒ それまでは、Q1のように総計で確かめるのが安心だよ。
Q3. 元の表の途中に行を足した場合はどうなりますか
⚠️ 今日は、いちばん下に足した場合だけ試したんだ。途中に行を挿入した場合は試していないよ。
【本日のミッション：ピボットテーブルの範囲を見てみようか】
- ☐ よく使うピボットテーブルを選んで、「ピボットテーブル分析」→「データ ソースの変更」を開いてみようか
- ☐ 点線の範囲に、元の表の最後の行まで入っているか見てみようか
- ☐ ピボットテーブルの総計と、元の表の合計が同じか、比べてみようか
- ☐ （後輩A君へ）「更新したから大丈夫」と思ったら、何を更新したのかを考えてみようか。⚠️ 「更新」は数字を読み直すだけで、範囲は広げてくれないんだよ
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