おはよう、後輩A君。
今日は「繰り返し作業」の話をしようか。
毎月・毎週やっている作業って、地味に時間を取られるよね。しかもその作業、毎回同じことをやっているはずなんだよ。だったら、一回だけ準備をして、あとはClaudeに任せてしまおうか。
1. 繰り返し作業こそ「フォルダを作って任せる」が一番効くんだよ
Claudeに何かを頼む時、毎回ゼロから説明するのは手間だよね。
でもね、フォルダを一つ作って、必要なファイルを入れておくだけで、毎回「やって」と言うだけで済むようになるんだよ。
テンプレートファイル・ルールのメモ・前回のサンプルをフォルダに置いておく。それがClaudeへの「説明書」になるんだよね。一回作れば、ずっと使えるんだよ。
「前回どうやったっけ？」と毎回考えなくていい。フォルダを見ればClaudeが全部理解してくれるんだよ。
2. 経費精算は「領収書を入れておくだけ」になるんだよ
たとえばこんなフォルダを作っておくんだよ。
- 📁 経費精算フォルダ
- ├── 経費精算書テンプレート.xlsx
- ├── ルール.txt（科目の分類・交通費の上限など）
- └── 📁 領収書（今月撮った領収書の画像を入れる）
毎月の指示はこれだけなんだよ。
「経費精算フォルダの領収書を見て、テンプレートに入力して今月の経費精算書を作って」
これだけで完成するんだよ。領収書の画像を読んで、金額・日付・用途をテンプレートに自動で入力してくれるんだよね。
毎月やっていた「領収書を見ながら1件ずつ入力する」作業が、フォルダに画像を入れるだけになるんだよ。領収書が増えても指示は変わらないんだよね。
⚠️ 必ずやること：Claudeの出力を自分で確認する
- ☑ 月の領収書の合計金額を先に自分で計算しておく。Claudeが出した合計金額と一致すればOK
- ☑ 日付と摘要（何の支払いか）は目視で確認する。AIが画像を読み誤ることがあるんだよ
金額は「合計が合っているか」だけで確認できるから、全件チェックしなくていいんだよね。でも日付と用途だけは目で見て確認する、というのが現実的なやり方だと思うんだよ。
3. 議事録は一番シンプルなんだよ
議事録もフォルダ方式が使えるんだよ。
- 📁 議事録フォルダ
- ├── フォーマット.docx（議事録の様式）
- ├── 参加者マスタ.txt（参加者の名前一覧）
- └── 今日の録音.m4a（または走り書きのメモ）
「録音ファイルを文字起こしして、フォーマットに合わせて議事録を作って」
これだけなんだよ。
会議が終わったらスマホで録音したファイルをフォルダに入れるだけ。議事録を一から書く手間がなくなるんだよね。シンプルな変換作業だから、繰り返し作業をClaudeに任せる第一歩として一番試しやすいと思うんだよ。
ここで一つコツがあるんだよ。会議の冒頭に参加者それぞれが自分の声で名乗るようにするんだよ。「田中です」「鈴木です」って一言だけでいい。AIは声の特徴を覚えて、その後の発言が誰のものかを判別してくれるんだよね。
さらに参加者マスタを作っておくと、Claudeは正しい名前を参照しながら議事録を作ってくれるから、人名の読み違いや聞き違いがほぼなくなるんだよ。大概の会議は参加者が決まっているから、マスタは一回作ってしまえばずっと使えるんだよね。
⚠️ 必ずやること：Claudeの出力を自分で確認する
- ☑ 決定事項・担当者・期日が正確に記録されているか確認する。「誰が何をいつまでに」だけは必ず目で見るんだよ
- ☑ 参加者マスタを作っておけば人名の確認は大幅に省けるんだよ。マスタにない名前が出てきた時だけ確認すればOKなんだよね
4. 作業報告書はチェック機能まで持たせているんだよ
私が実際にやっているのが、作業報告書の自動作成なんだよ。
毎月、メンバーが手書きで書いた作業時間の報告書をExcelにまとめる作業があるんだよね。これをClaudeに任せているんだけど、入力するだけじゃなくてチェック機能まで持たせているんだよ。
「開始時間・終了時間・休憩時間から計算した時間と、記録されている時間が合っているか確認して、違う箇所は朱書きで教えて」
こう指示しておくと、入力が完了した後に不整合な箇所を赤くマークしてくれるんだよ。
見直す時に「赤いところだけ確認する」だけで済むんだよね。全部をチェックしなくていいから、見直しがものすごく楽になったんだよ。
⚠️ 必ずやること：Claudeの出力を自分で確認する
- ☑ 赤くマークされた箇所は必ず目視で確認・修正する。Claudeが「おかしい」と判断した部分は理由を見て判断するんだよ
- ☑ 月の総合計時間が全体的に妥当かどうか確認する。極端に多い・少ないメンバーがいないかだけ目を通すんだよ
Claudeに任せると「作業を自動化する」だけじゃなくて「確認作業まで自動化できる」んだよ。これがフォルダ方式の一番の強みだと思うんだよね。
5. フォルダを作る30分が、毎月の1時間を生むんだよ
「フォルダを作って、ファイルを整理して、ルールをメモする」のに最初は30分かかるかもしれないんだよ。
でもね、その30分が毎月の作業を1時間短縮するなら、2ヶ月目からずっとプラスになるんだよ。
これって、ノコギリを研ぐのと同じ話なんだよね。最初に少し時間をかけて準備することが、その後の仕事をずっと楽にするんだよ。
後輩A君が毎月・毎週やっている作業の中に、フォルダを作って任せられるものは絶対にあるはずなんだよ。まず一つ作ってみようか。
結論：繰り返す作業は「フォルダを作って任せる」に変えていこうか
経費精算も、議事録も、作業報告書も、毎回ゼロから説明しなくていいんだよ。
フォルダを一つ作って、テンプレートとルールを入れておく。あとは「やって」と言うだけ。それがAIと一緒に仕事をする基本の形なんだよね。
AIに任せた結果を確認するのは人間の仕事だよ。でも「全部確認する」じゃなくて「合計だけ確認する」「赤いところだけ確認する」というふうに、確認のしかたも仕組み化しておくことが大事なんだよね。
後輩A君も、まず一つだけフォルダを作ってみようか。どの作業から始めるかは、後輩A君が一番よく知っているはずだよ。
【本日のミッション：繰り返し作業をフォルダに変えてみようか】
- ☐ 毎月・毎週繰り返している作業を1つ選んでみようか
- ☐ その作業用のフォルダを作って、テンプレートとルールを入れてみようか
- ☐ （後輩A君へ）Claudeに任せた後に「何をどうやって確認するか」もセットで決めておくんだよ。確認の仕組みまで作れたら本物なんだよね
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