おはよう、後輩A君。
火曜日の朝だね。……おや、朝からスプレッドシートと睨めっこして、頭を抱えてるね。
「集計が合わないんです…『完了』の数を数えたいのに、なぜか計算がズレて…」って？
どれどれ、見せてごらん。
ああ、これか。 こっちは「完了」だけど、こっちのセルは「完 了」ってスペースが入ってる。
こっちは「完了。」って丸がついてるね。
PCにとっては、これらは全部「別の言葉」なんだよ。だから集計できないの。
「うう…入力した人の打ち間違いだ…いちいち修正するの面倒くさいです…」
後輩A君、泣かないで。 これはね、入力した人が悪いんじゃない。 「誰でも自由に文字を入力できてしまう状態」にしている、この表の作り方が悪いんだよ。
今日は、こういう悲しいミスをゼロにする、スプレッドシートの「プルダウン（ドロップダウン）リスト」の作り方を教えようか。 これを使うと、君のシートが一瞬で「プロっぽいアプリ」に生まれ変わるよ。
1. 人間は必ずタイプミスをする生き物だ
まず覚えておいて欲しいのは、「人間に入力させれば、必ずミスが起きる」ということ。 全角と半角、スペースの有無、変換ミス……。
だから、システムエンジニアの鉄則はこうだ。 「入力させるな、選ばせろ」。
選択肢から「選ぶ」だけにすれば、絶対に表記揺れは起きないよね。 それを叶えるのが「プルダウン」なんだ。
2. たった3ステップで「魔法」をかけよう
やり方は驚くほど簡単だよ。今のスプレッドシートで試してみようか。
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プルダウンを入れたいセル（列）を選択する。
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メニューの「挿入」＞「プルダウン」をクリックする。
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右側に出てきた設定画面で、選択肢（「未着手」「進行中」「完了」など）を入力する。
「えっ、先輩、これだけですか？」
そう、これだけ。 見てごらん。セルの中に、可愛い丸っこいボタン（チップ）が表示されたでしょう？
3. 色をつけると、もっと分かりやすいよ
この機能の素敵なところは、選択肢ごとに「色」を変えられることなんだ。
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未着手 → グレー（まだだよ）
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進行中 → 青（やってるよ）
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完了 → 緑（終わったよ！）
こう設定しておけば、パッと見ただけで「あ、ここはまだ終わってないな」って直感的に分かるようになる。 文字を読む必要すらないんだ。優しいと思わない？
4. 君も、入力する人も、みんな幸せになる
これで、もう誰も「完 了」なんて謎の言葉を入力できなくなった。 君は集計ミスに悩まなくて済むし、入力する人も「いちいち『完了』って打たなくていいから楽だ！」って喜んでくれるはずだよ。
自分も楽になって、相手も楽になる。 これが、本当の「業務改善」なんだよね。
結論：エクセルじゃなくて「アプリ」を作ろう
スプレッドシートは、ただの「表計算ソフト」じゃない。 工夫次第で、誰でも使いやすい「業務アプリ」に変身させることができるんだ。
さあ、後輩A君。 その手打ちでボロボロになった列を一括選択して、「プルダウン」を挿入してみようか。
一瞬で整理整頓されたきれいな画面に変わる快感、味わってみて！
【火曜日のミッション：入力ミスを撲滅せよ】
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[ ] チームで共有しているシートの「ステータス管理」の列を探す
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[ ] 手入力されている部分を「プルダウン」に置き換える
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[ ] 色分け設定をして、「見やすい！」と自画自賛する
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