おはよう、後輩A君。 土曜日だね。
昨日の「凡事徹底」の話で、少しプレッシャーをかけてしまったかな？ 「1回のミスで信頼がゼロになるなんて、胃が痛いです…。毎回完璧にチェックするなんて、人間には限界がありますよ」って顔をしているね。
うん、その通りなんだよ。 人間は疲れるし、見落としもする。気合や根性だけで完璧を維持するのは、絶対に無理なんだよね。 だから今日は、凡事徹底の「発展版」を教えよう。
それはね、「気合で頑張る」のをやめて、「仕組みに任せる」ということなんだよ。
1. 人間の注意力には限界がある
昨日は「メールの宛先を2回確認しよう」みたいなことを言ったけれど、毎日何十通も送っていれば、いつか必ず確認漏れが起きる。 これは君のやる気がないからじゃなくて、脳の構造上、仕方のないことなんだよね。
「じゃあ、どうすればいいんですか？」
簡単なことだよ。人間がやらなくていいことは、全部システムやAIにやらせてしまえばいい。 「ミスをしないように気をつける」ことから卒業して、「ミスが物理的に起きない環境を作る」ことに頭を使ってみようか。
2. 「手入力」をなくすのが究極の凡事徹底
例えば、毎日手書きの指示書やメモを見ながら、日報やスプレッドシートに手入力で書き写すような作業があるとするよね。 これを「絶対に間違えないぞ！」と指差し確認を徹底するのが、基本の凡事徹底だ。
でも、発展版の凡事徹底は違うんだよ。
そもそも手入力をやめて、AI-OCRに手書き文字を自動で読み取らせる。そして、それをAppSheetのようなノーコードツールで構築したアプリに自動連携させてしまうんだ。 そうすれば、入力ミスや転記漏れという「ヒューマンエラー」自体が、物理的に発生しなくなるよね。
3. 浮いた時間で、人間にしかできない「凡事」を極める
「仕組み化」をして作業を自動化するのは、決してサボるためじゃないんだよ。
単純作業をシステムに任せて確実性を100%に引き上げたら、今度は人間である君にしかできない「凡事」に時間とエネルギーを注ぐんだ。 クライアントのちょっとした悩みに耳を傾けることや、先回りして提案資料を作っておくこと。
これこそが、テクノロジーを活用した次世代の凡事徹底なんだよね。
結論：仕組みを作れる人が、最後は勝つ
後輩A君。 これからの時代、「ミスなく作業ができる人」の価値はどんどん下がっていく。それは全部、AIやツールが完璧にやってくれるようになるからだ。
だから君は、ただ言われた作業をこなすのではなく、「どうすればこの作業を自動化できるか？」を考える人になってほしい。
まずは、自分の業務の中で「これ、毎回手作業でやる必要あるかな？」と疑うところから始めてみようか。 それが、君を一段上のプロフェッショナルに引き上げてくれるはずだよ。
【土曜日のミッション：業務の仕組み化】
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[ ] 毎日・毎週やっている「繰り返しの手作業」を一つリストアップする
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[ ] その作業を自動化・効率化できそうなツール（AIやアプリ）がないか調べる
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[ ] 「気をつけて防いでいるミス」を、物理的に防ぐルールを一つ考える
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