おはよう、後輩A君。 月曜日の朝だね。
……目が半分しか開いてないよ。 モニターの前でフリーズして、キーボードに置いた手が止まってる。 「メールの返信をしなきゃいけないんですけど…丁寧な言葉が出てこないんです…」って？分かるよ、その気持ち。 週末にリラックスしすぎると、仕事モードの「敬語脳」に切り替えるのが大変だよね。 「お世話になっております」の次になんて書こうか、それだけで5分も悩んじゃう。
でもね、後輩A君。 そんな時こそ、今の時代には最高の「秘書」がいるじゃないか。
今日は、休み明けの重たい脳みそを助けてくれる、「AIを使ったメール作成術」を教えるよ。 あ、でもその前に、絶対に守ってほしい「約束」があるから、最後まで聞いてね。
1. 「ゼロ」から書こうとするから辛いんだよ
文章を書くときに一番エネルギーを使うのは、「白紙の状態から書き始めること」なんだ。 特に月曜の朝は、脳のエンジンが温まっていないから、余計に負荷がかかる。
だから、今日は自分で書こうとしないで。 「AI（ChatGPTやGemini）」に、お願いしてみようか。
2. 箇条書きを投げるだけでいい
AIにお願いするのは簡単だよ。 丁寧な文章なんて考えなくていい。「事実」だけを箇条書きで投げるんだ。
例えば、取引先のBさんに「打ち合わせの日程変更」をお願いしたいとき。 普段なら「大変恐縮ながら…」とか悩むけど、AIにはこう打てばいいよ。
以下の内容で、取引先の相手へのメールを作って。
来週の月曜14時の打ち合わせ、急な出張が入ってリスケしたい
水曜日の15時か、木曜日の午前中なら空いている
本当に申し訳ないという気持ちを込めて、丁寧なビジネスメールにして
これだけでいいんだよ。 たった3秒で、AIが完璧な敬語でメールの原案を作ってくれるんだ。
3. 【超重要】AIに「秘密」を渡しちゃダメだよ
でもね、A君。ここで一番大事な話をするよ。 AIは便利だけど、使い方を一歩間違えると、会社に大損害を与えるリスクがあるんだ。
以下の3つは、社会人として絶対に守ってね。
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個人情報・機密情報は入力しない 取引先の名前、電話番号、まだ公開していないプロジェクトの内容……こういう「秘密」をAIに入力しちゃダメだ。AIが学習して、どこかで流出してしまう可能性があるからね。 固有名詞は「A社」「B様」みたいに伏せて入力するのが鉄則だよ。
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会社のルールを確認する そもそも、うちの会社は生成AIの使用を許可しているかな？ 禁止されているなら、絶対に使っちゃダメだ。ルールの中で工夫するのがプロだよ。
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著作権にも配慮を メールでは少ないかもしれないけど、AIが作った文章や画像が、他人の著作権を侵害していないかどうかのチェックも忘れずにね。
「便利だから」って思考停止して、ルールを破るのは二流のやることだよ。
4. 君の仕事は「チェック」と「調整」
安全に配慮してAIが書いた文章が出てきたら、君はそれを読んで、 「うん、この表現でOK」 「あ、ここはちょっと私の口調に変えようかな」 って、微調整するだけでいい。
「ゼロから生み出す」のと、「あるものを直す」のとでは、脳の疲れ方が全然違うんだよ。
これを「手抜き」だなんて思わなくていい。 AIに「型」を作ってもらって、君は「中身（本当に伝えたいこと）」と「安全性」のチェックに集中する。 これが、これからの時代の賢い働き方なんだよね。
結論：ルールを守って、賢く楽しよう
だから後輩A君。 今日は無理して自分の頭だけで頑張らなくていいよ。
会社のガイドラインをしっかり守った上で、AIに「下書き」を頼ってみてごらん。 そうやって便利な道具に助けてもらいながら、少しずつ仕事のリズムを取り戻していこうか。
大丈夫、道具を正しく使いこなすのも、君の大事な実力だからね。
さあ、AI秘書と一緒に、サクッと（でも安全に）メールを片付けちゃおう！
【月曜日のミッション：安全第一でAI活用】
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[ ] まずは「会社のAI利用ガイドライン」を確認する
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[ ] 固有名詞や機密情報を「●●」に置き換えて、AIに指示を出す
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[ ] AIが作った文章をそのまま送らず、必ず自分の目でチェックする
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